Coordination du Jour J : à quoi sert vraiment une Wedding Planner ?
Vous avez organisé votre mariage pendant des mois. Le lieu est réservé, les prestataires sont choisis, la décoration est imaginée, le planning est presque terminé… Alors pourquoi faire appel à une Wedding Planner uniquement pour la coordination du Jour J ?
Parce qu’organiser son mariage et gérer son mariage le jour venu sont deux choses complètement différentes.
Le jour de votre mariage, votre rôle n’est plus de vérifier l’heure d’arrivée du traiteur, de répondre au DJ, de replacer une décoration ou de vous demander si les témoins sont prêts pour la cérémonie.
Votre rôle est simplement de profiter.
Et c’est précisément là que j'interviens lorsque vous m'avez chargée de la coordination du Jour J.
Qu’est-ce que la coordination du Jour J ?
La coordination du Jour J s’adresse principalement aux couples qui souhaitent organiser eux-mêmes leur mariage, mais qui ne veulent pas avoir à gérer toute la logistique une fois le grand jour arrivé.
Contrairement à une organisation complète, la Wedding Planner ne prend donc pas en charge l’ensemble des préparatifs depuis le début.
Vous restez maîtres de votre mariage : vous choisissez votre lieu, vos prestataires, votre décoration et construisez votre journée comme vous le souhaitez.
Puis, à l’approche du mariage, je reprends avec vous l’ensemble de votre organisation afin de connaître votre journée dans les moindres détails.
Prestataires, horaires, installation, cérémonie, animations, repas, surprises des témoins…
Tout est passé en revue afin que, le Jour J, vous n’ayez plus rien à gérer.
Avant le mariage : reprendre toute votre organisation
Une bonne coordination commence bien avant l’arrivée des premiers invités.
Quelques semaines avant votre mariage, nous faisons ensemble un point complet sur toute votre organisation.
Je récupère notamment les informations concernant :
votre lieu de réception ;
vos différents prestataires ;
les horaires d’arrivée et d’installation ;
le déroulé de votre journée ;
votre cérémonie ;
les animations prévues ;
les surprises organisées par vos proches ;
les moments importants que vous souhaitez absolument préserver.
L’objectif est simple : connaître votre mariage suffisamment bien pour pouvoir répondre aux questions à votre place.
Je construis également avec vous un planning détaillé du mariage, permettant à chaque professionnel de savoir où il doit être et à quel moment.
Et surtout, je prends contact avec vos prestataires afin que, quelques jours avant votre mariage, ce ne soit plus vers vous qu’ils se tournent en cas de question.
La veille du mariage : préparer le terrain
Selon votre organisation, ma présence peut également commencer dès la veille.
C’est souvent à ce moment-là que les derniers détails se mettent en place : installation de certains éléments de décoration, vérification des espaces, organisation de la cérémonie ou encore derniers échanges avec les différents prestataires.
Ce travail en amont permet d’éviter au maximum les imprévus le lendemain.
Parce qu’un mariage serein ne repose pas uniquement sur la capacité à gérer les problèmes lorsqu’ils arrivent.
Il repose surtout sur la capacité à les anticiper.
Le Jour J : devenir le point de contact de tous vos prestataires
Le jour du mariage, une Wedding Planner coordinatrice devient véritablement le chef d’orchestre de votre journée.
Le photographe a besoin de savoir où aura lieu le first look ?
Le traiteur souhaite confirmer l’heure du cocktail ?
Le DJ veut savoir quand commencer l’entrée en salle ?
Le fleuriste arrive et cherche l’espace cérémonie ?
Vos témoins ont préparé une surprise dont vous ne devez surtout rien savoir ?
Ils ne viennent pas vous poser la question.
Ils viennent me voir.
Je centralise les informations et coordonne l’ensemble des professionnels afin que chacun puisse travailler dans les meilleures conditions.
Vous pouvez ainsi rester avec vos proches et vivre votre mariage sans avoir constamment un œil sur votre téléphone ou votre montre.
Respecter le timing… sans transformer votre mariage en planning militaire
Un mariage comporte forcément beaucoup d’horaires.
Arrivée de la mariée ou du marié, cérémonie, photos, cocktail, entrée en salle, dîner, discours, animations, ouverture de bal…
Pour autant, personne n’a envie de passer son mariage à regarder l’heure.
Mon rôle est donc de veiller au bon rythme de la journée tout en restant suffisamment flexible pour respecter ce qui est en train de se passer.
Si votre cocktail est particulièrement agréable et que le planning permet de le prolonger légèrement, inutile de tout interrompre brutalement.
À l’inverse, si un retard commence à avoir des conséquences sur le service du dîner ou le travail d’un prestataire, j’interviens pour réajuster discrètement le déroulé.
La coordination consiste justement à trouver cet équilibre entre organisation et spontanéité.
Gérer les imprévus sans vous les transmettre
Même avec une organisation parfaite, aucun mariage n’est totalement à l’abri d’un imprévu.
Une boutonnière qui se détache.
Un prestataire bloqué dans les bouchons.
Une décoration déplacée par le vent.
Un discours qui dure vingt minutes de plus que prévu.
Une météo qui oblige à déclencher le fameux plan B.
Une animation organisée par les témoins qui doit être légèrement décalée.
La plupart du temps, ces petits problèmes peuvent être réglés rapidement.
Mais encore faut-il qu’une personne soit disponible pour le faire.
C’est aussi cela, la coordination du Jour J : trouver des solutions avant même que les mariés aient conscience qu’il y avait un problème.
Tout ce qui peut être réglé sans vous déranger l’est.
Vous n’avez besoin d’être sollicités que lorsqu’une décision vous appartient réellement.
Être également présente pour vos proches
Sans Wedding Planner, ce rôle de coordination retombe très souvent sur les témoins, les parents, les frères et sœurs ou les amis proches.
Quelqu’un finit toujours par vérifier que le traiteur est arrivé, accueillir le DJ, appeler le fleuriste ou demander aux invités de rejoindre la cérémonie.
Mais vos proches sont eux aussi invités à votre mariage.
Ils devraient pouvoir profiter de cette journée avec vous plutôt que de devenir organisateurs improvisés.
Faire appel à une Wedding Planner pour la coordination permet donc également de leur retirer cette responsabilité.
Vos témoins peuvent être vos témoins.
Vos parents peuvent être vos parents.
Et vous pouvez tous simplement vivre le moment.
Installer et vérifier les derniers détails
Le Jour J, je veille également à ce que les éléments importants soient bien en place avant l’arrivée de vos invités.
Signalétique, livre d’or, urne, cadeaux invités, plan de table, décoration de certains espaces…
Chaque mariage étant différent, les besoins varient évidemment selon ce que vous avez prévu avec votre lieu, votre décoratrice, votre fleuriste ou vos autres prestataires.
L’objectif n’est pas de remplacer chacun d’entre eux, mais de m’assurer que l’ensemble fonctionne comme prévu.
Coordonner votre cérémonie
La cérémonie est souvent l’un des moments les plus sensibles au niveau du timing.
Les invités doivent être installés, les personnes participant aux entrées doivent être prêtes, la musique doit partir au bon moment et chacun doit savoir ce qu’il doit faire.
En tant que Wedding Planner mais également officiante de cérémonie laïque, c’est un univers que je connais particulièrement bien.
Lorsque je suis chargée de la coordination de votre mariage, je peux donc veiller au bon déroulement logistique de votre cérémonie et faire le lien entre les différents intervenants.
Et lorsque vous choisissez également de me confier votre cérémonie, l’organisation devient encore plus fluide puisque je connais déjà parfaitement votre histoire, votre déroulé et vos envies.
Wedding Planner et coordinatrice : quelle différence ?
Une Wedding Planner proposant une organisation complète vous accompagne généralement dès les premiers préparatifs : recherche de prestataires, construction du budget, conseils, planning, organisation et suivi du mariage.
Avec une formule de coordination du Jour J, vous réalisez vous-mêmes cette première partie.
J’interviens ensuite à l’approche de votre mariage afin de reprendre votre organisation et prendre le relais sur la gestion opérationnelle.
C’est donc une solution particulièrement adaptée aux couples qui aiment organiser mais qui souhaitent pouvoir lâcher complètement prise lorsque leur mariage arrive enfin.
Est-ce réellement utile si tout est déjà très bien organisé ?
Justement : oui.
La coordination du Jour J n’est pas uniquement destinée aux mariages qui auraient besoin d’être « sauvés ».
Bien au contraire.
Vous pouvez avoir préparé un mariage extrêmement organisé et avoir malgré tout besoin d’une personne pour le faire vivre.
Un planning ne peut pas répondre au téléphone.
Un tableau Excel ne peut pas aller chercher un témoin pour lui annoncer que son discours doit être décalé de dix minutes.
Un dossier parfaitement préparé ne peut pas décider de déplacer votre cérémonie lorsque la pluie arrive.
La Wedding Planner devient simplement la personne qui transforme toute votre organisation en réalité.
Le véritable luxe : être invité à son propre mariage
Finalement, la coordination du Jour J pourrait presque se résumer ainsi.
Après avoir passé plusieurs mois à préparer votre mariage, vous méritez d’en devenir enfin les invités.
Vous réveiller le matin sans recevoir dix messages de prestataires.
Vous préparer sans regarder votre montre toutes les cinq minutes.
Découvrir votre lieu terminé.
Profiter de votre cérémonie.
Parler avec vos invités.
Danser.
Rire.
Et ne pas savoir qu’en coulisses, quelques petits imprévus ont peut-être été réglés.
Pour moi, c’est exactement cela, une coordination réussie.
Coordination de mariage au Mans, en Sarthe et ailleurs
Basée au Mans, j’accompagne les futurs mariés pour la coordination de leur mariage en Sarthe, mais également dans le Perche, l’Orne et selon les projets dans d’autres régions.
Ma formule Coordination du Jour J comprend notamment une préparation en amont ainsi qu’une présence la veille et le Jour J, afin de prendre véritablement le relais sur votre organisation.
Chaque mariage étant différent, l’accompagnement est ensuite adapté à votre journée, votre lieu et vos besoins.
Vous souhaitez organiser votre mariage vous-mêmes mais profiter pleinement du Jour J ?
Alors la coordination est probablement la formule qu’il vous faut.
Vous préparez le mariage qui vous ressemble.
Et lorsque le grand jour arrive, je prends le relais pour que vous puissiez enfin arrêter d’organiser… et commencer à vivre votre mariage.
Alexine - Alex & Vous – Wedding Planner & Officiante de cérémonie laïque - Le Mans – Sarthe – Perche – Orne et déplacements selon les projets
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