10 conseils d’une Wedding Planner pour organiser son mariage sereinement

Organiser son mariage, c’est beaucoup de bonheur… mais aussi énormément de décisions à prendre : budget, lieu, prestataires, décoration, planning, invités…

Après plusieurs années à accompagner des couples dans l’organisation de leur mariage, voici 10 conseils de Wedding Planner que je donne régulièrement à mes futurs mariés pour éviter quelques erreurs, gagner du temps et surtout profiter davantage des préparatifs.

Préparer un budget global dès le début

On ne le répétera jamais assez : définissez votre budget avant de commencer les recherches.

Fixez une enveloppe globale, puis répartissez-la entre les différents postes : lieu de réception, traiteur, photographe, tenues, décoration, fleurs, musique, papeterie…

Prenez également le temps de vous renseigner sur les tarifs pratiqués avant vos premiers rendez-vous. Cela vous permettra de savoir ce qui est réaliste par rapport à votre budget et d’éviter de craquer pour une prestation magnifique… mais qui déséquilibrerait complètement le reste du mariage.

Gardez également une petite enveloppe pour les imprévus. Il y en a presque toujours !

Choisir son lieu de réception sans faire exploser son budget

Le lieu est souvent l’un des premiers gros coups de cœur… et parfois le premier piège pour le budget.

Avant de réserver, ne regardez pas uniquement le tarif affiché.

Demandez précisément ce qui est compris :

• le mobilier ;

• le ménage ;

• les hébergements et le linge ;

• les tables et les chaises ;

• les horaires d’accès ;

• l’installation ;

• les éventuels frais supplémentaires.

Et surtout, pensez au plan B.

Vous imaginez votre cocktail dehors ? Très bien. Mais que se passe-t-il en cas de pluie, de vent ou de forte chaleur ? S’il faut louer une tente ou ajouter du mobilier au dernier moment, cela peut représenter une dépense importante.

Un lieu coup de cœur doit rester compatible avec l’ensemble de votre mariage. Ne consacrez pas une énorme partie de votre budget au domaine simplement parce qu’il reste peu de disponibilités à votre date.

Définir l’univers de votre mariage

Vous n’êtes pas obligés d’avoir un « thème » très précis.

Vous pouvez simplement choisir une ambiance, quelques couleurs et un fil conducteur.

Inspirez-vous de Pinterest, Instagram, des blogs mariage ou de vos propres envies, puis créez un moodboard.

Une fois votre univers défini, déclinez-le progressivement :

faire-part, cérémonie, espace d’accueil, fleurs, tables, urne et livre d’or, photobooth, cadeaux pour les invités…

Le but n’est pas de reproduire exactement une photo trouvée sur Pinterest, mais de construire un mariage qui vous ressemble vraiment.

Choisir des prestataires avec qui vous avez un vrai feeling

Pour moi, c’est essentiel.

Vous pouvez trouver un prestataire avec des dizaines d’avis positifs et pourtant ne pas vous sentir totalement à l’aise lors de vos échanges.

Et ce n’est pas grave !

Pendant plusieurs mois, vous allez discuter, poser des questions, partager vos envies et parfois vos inquiétudes. Il faut donc pouvoir communiquer facilement avec les personnes qui vous accompagnent.

Il existe énormément de professionnels talentueux : choisissez ceux avec lesquels vous vous sentez écoutés et compris.

Et bien sûr, avant de valider une prestation, prenez le temps de lire le devis ou le contrat et gardez toujours une trace écrite de ce qui a été convenu.

Ne cédez pas à la pression

« J’ai une autre demande pour votre date. »

Oui, cela peut réellement arriver, surtout pendant les périodes très demandées. Mais cela ne signifie pas que vous devez signer immédiatement si vous avez encore un doute.

Même chose pour votre robe, votre lieu ou n’importe quelle prestation.

Un achat important mérite parfois 24 ou 48 heures de réflexion.

Et cette pression peut également venir de l’entourage.

La décoration, le repas, les invités, le déroulement de la journée… Vous allez recevoir beaucoup d’avis.

Écoutez les conseils qui vous semblent intéressants, mais gardez une chose en tête :

c’est votre mariage.

Vous n’avez pas envie d’inviter une personne que vous ne voyez jamais simplement parce que quelqu’un insiste ? Vous avez envie d’une cérémonie différente ? D’un mariage plus petit ? D’une décoration qui ne plaît pas forcément à tout le monde ?

Faites-vous confiance.

Osez dire « j’adore »… mais aussi « je n’aime pas »

Lors de mes premiers rendez-vous avec mes mariés, je leur dis toujours :

dites-moi sincèrement ce que vous aimez et ce que vous n’aimez pas.

Un prestataire peut vous proposer une idée, une décoration, une mise en scène, un maquillage ou une organisation qui ne vous correspond pas.

Dites-le !

Nous préférons largement entendre :

« Ce n’est pas vraiment nous »

plutôt qu’un « oui » simplement pour nous faire plaisir.

Les préparatifs servent justement à tester, échanger, modifier et affiner les propositions.

Votre mariage doit vous correspondre, pas correspondre aux goûts de votre Wedding Planner, de votre fleuriste, de votre famille ou de vos témoins.

Pensez à louer votre décoration avant de tout acheter

Vous venez de vous fiancer et vous avez déjà envie d’acheter des vases, des bougies, un livre d’or et trois panneaux chez Action ou Centrakor ?

Attendez un peu !

Avant d’acheter, commencez par :

définir votre budget → choisir votre lieu → créer votre ambiance → lister vos vrais besoins.

Ensuite, renseignez-vous auprès de votre fleuriste ou de professionnels de la décoration.

Beaucoup proposent de louer :

vases, chandeliers, fauteuils, tables, arches, guirlandes lumineuses, panneaux, éléments de décoration…

Cela peut être plus économique, mais surtout beaucoup plus pratique : vous n’avez pas à stocker des dizaines d’objets avant le mariage puis à essayer de tout revendre ensuite.

Pour ce que vous souhaitez acheter, pensez aussi à Vinted, Leboncoin, les brocantes et les vide-greniers. La seconde main peut permettre de trouver de très jolies choses.

Faites parfois une vraie pause mariage

Vous pensez mariage au petit-déjeuner, vous parlez mariage le soir et vous rêvez mariage la nuit ?

Pause.

Accordez-vous quelques jours ou même un week-end où le mariage devient un mot interdit.

Pas de Pinterest.Pas de tableau Excel.Pas de mails prestataires.

Faites autre chose ensemble.

Les préparatifs doivent rester une belle période de votre histoire et ne pas devenir votre unique sujet de conversation pendant un an.

Vous verrez : après quelques jours de coupure, vous reviendrez souvent avec les idées beaucoup plus claires.

Préparer un planning précis pour le Jour J

Tous les prestataires sont réservés et les contrats sont signés ?

Il reste pourtant une étape essentielle : organiser concrètement le week-end du mariage.

Préparez un planning du J-1 et du Jour J avec notamment :

• les horaires d’arrivée des prestataires ;

• les préparatifs des mariés ;

• les personnes à coiffer et maquiller ;

• les horaires de livraison ;

• l’installation de la décoration ;

• les personnes responsables des enfants ;

• l’arrivée des invités ;

• le déroulement de la cérémonie ;

• le cocktail ;

• le dîner ;

• les animations et moments importants.

Et pensez aux petits détails auxquels personne ne pense avant d’en avoir besoin : rallonges, ciseaux, ficelle, sacs-poubelle, trousse de secours, chargeurs…

Transmettez également les informations importantes aux prestataires concernés quelques jours avant le mariage.

Un mail récapitulatif est idéal pour que tout le monde dispose des mêmes horaires et informations.

Le Jour J : profitez !

Vous avez passé des mois à préparer cette journée.

Alors lorsqu’elle arrive : laissez-vous porter.

Il y aura peut-être un petit retard, une météo différente de celle prévue ou un détail qui ne se déroulera pas exactement comme imaginé.

Ce n’est pas grave.

Un mariage parfaitement chronométré à la seconde près n’existe pas.

Ce que vous retiendrez, ce sont vos proches, les émotions, les éclats de rire, les surprises et tous ces petits moments que vous n’aviez justement pas prévus.

Alors profitez à fond.

Bonus : et si vous vous faisiez accompagner par une Wedding Planner ?

Organiser son mariage soi-même est tout à fait possible. Mais entre le budget, les recherches de prestataires, les rendez-vous, le planning et la coordination du Jour J, cela peut aussi représenter énormément de temps et de charge mentale.

C’est justement le rôle d’une Wedding Planner : vous accompagner, vous conseiller et garder une vision globale du mariage tout au long des préparatifs.

Chez Alex & Vous, je propose notamment deux types d’accompagnement :

L’organisation complète du mariage, pour être accompagnés dans toutes les étapes de votre projet.

La coordination du Jour J, lorsque vous avez organisé votre mariage mais souhaitez pouvoir profiter pleinement de votre journée sans gérer les prestataires, les horaires et les imprévus.